Заявник при зверненні до ОС інформується про порядок відбору зразків, обсяг вибірки, нормативні документи, на основі яких виконується відбір та ідентифікація, про порядок обернення (руху) зразків в процесі оцінки відповідності. Виконавець проводить роботи відповідно до вимог стандартів, порядків і правил сертифікації продукції та діючого на даний момент законодавства і нормативно – правових актів. Кількість зразків для випробувань та правила їх відбору встановлює орган сертифікації.

Відбір та ідентифікацію зразків продукції проводять представники органу з сертифікації, або за його дорученням інша уповноважена ним організація незалежна від заявника.

Форма акту відбору зразків – Ф.1.ІН.03 та акту ідентифікації зразків продукції – Ф.2.ІН.03 для сертифікаційних (контрольних) випробувань наведено у Додатках А і Б інструкції ІН.03:2013 «Відбір та ідентифікація зразків і поводження з ними при проведенні сертифікації продукції».

Будь-яка продукція, що заявляється на оцінку відповідності, підлягає ідентифікації за зовнішніми ознаками на відповідність вимогам законодавчих актів та нормативних документів (далі НД), чинних в Україні, ідентифікація проводиться відповідно до:

– зовнішнього вигляду;

– комплектності;

– стану упаковки;

– наявності маркування в прийнятній для розуміння формі.

Відібрані зразки ізолюють від основної продукції, упаковують (при необхідності), пломбують або опечатують на місці відбору. Форма етикетки для пломбування відібраних зразків – Ф.3.ІН.03 наведена у Додатку В інструкції ІН.03:2013 «Відбір та ідентифікація зразків і поводження з ними при проведенні сертифікації продукції»

При візуальному огляді зразків продукції та в порівнянні інформації, викладеної у товаросупровідній та експлуатаційній документації з вимогами чинних в Україні законодавчих актів та НД на даний вид продукції, повинно бути перевірено та встановлено в залежності від виду продукції:

– точне найменування продукції, тип, вид, марка тощо (у відповідності з НД);

– позначення та найменування НД на продукцію; при відсутності НД описують призначення продукції;

– перевіряють відповідність коду УКТЗЕД/ДКПП;

– найменування підприємства-виробника та країну-імпортера (походження продукції);

– обсяг вибірки зразків для ідентифікації;

– дата виготовлення продукції;

– гарантійний термін зберігання, придатності;

– наявність товаросупровідної та експлуатаційної документації та на якій мові вона виконана;

– зовнішній вигляд упаковки та виробів;

– наявність, склад та правильність нанесення маркування (на упаковці та виробі), якою мовою виконане;

номера (при наявності) виробів в партії;

– комплектність виробів;

– фасування, вид упаковки (індивідуальна, групова), тара споживча та транспортна;

– наявність та правильність нанесення (при необхідності) спеціальних маркувальних знаків, що підтверджують безпеку продукції: електробезпека (клас захисту), пожежна безпека, вибухобезпека, ядерна та радіаційна безпека продукції тощо.

Оформлення відібраних зразків продукції для випробувань проводиться в установленому порядку в присутності представника заявника.

Відбір зразків оформлюється “Актом відбору зразків” в трьох примірниках і підписується особою, що проводила відбір, та представником “Заявника”. Один примірник залишається у “Заявника”, другий надсилається до органу сертифікації для зберігання, третій (разом із зразками для випробувань) в випробувальну лабораторію (центр), що зазначена в рішенні за заявкою. Заявник передає відібрані зразки продукції у випробувальну лабораторію (центр) за свої кошти.

За результатами ідентифікації представник ОС (або згідно рішення за заявкою представник випробувальної лабораторії (центру) разом із представником заявника складають “Акт ідентифікації” продукції.

Аналіз документації проводиться з метою перевірки її відповідності встановленим вимогам. Технічна документація повинна охоплювати всі стадії проектування, виробництва та застосування продукції, містити інформацію для встановлення відповідності продукції вимогам технічних регламентів, зокрема:

– загальний опис продукції;

– технічний проект, виробничі креслення, схеми елементів, складальних вузлів, принципові електричні схеми;

– описи та пояснення щодо креслень і схем та такі, що стосуються застосування продукції;

– список стандартів з переліку національних стандартів, які в разі застосування є доказом відповідності продукції вимогам технічних регламентів.

У разі часткового застосування стандартів в технічній документації зазначаються ті частини (положення) стандартів, що були застосовані:

– результати проектних розрахунків, випробувань;

– протоколи випробувань.

Результати аналізу документації оформляються актом експертизи технічної документації за формою Ф.1.ПР.50 згідно у Додаток 1 цього порядку.